Waar zit je?!

Flexwerkplekken in overvloed, of nou ja, alleen maar! Geen vastgeroeste collega’s, fotolijstjes van de hele familie op de hoek van het bureau (inclusief zwembroek en mooi uitzicht) of gepersonaliseerde bureaustoelen. Hoe vind je directe collega’s in een pand dat ruim 450 medewerkers huist? Welkom in mijn wereld.

Familiekiekjes op het bureau uit den boze

De afdeling Vastgoed waarvoor ik werk bestaat uit 45 collega’s. Jong, belegen, vooruitstrevend of conventioneel, allemaal hebben ze één keuze; flexwerken. De afdeling is op te splitsen in een aantal sub teams en met de één heb je meer van doen dan met de ander, werk technisch gezien, maar hoe bereik ik deze mensen en sterker nog, hoe bereiken zij mij?

Het startpunt voor de afdeling Vastgoed is de derde etage. Dit houdt in dat de lockers en postvakjes van alle collega’s hier gevestigd zijn. Even je laptop of iPad uit je locker trekken en je ben vrij om te gaan en staan waar je maar wilt. Persoonlijk merk ik dat ik het fijn vindt op dezelfde etage te werken als mijn collega’s, want dit houdt in dat ik even vlug persoonlijk informatie op kan halen. Een paar etages naar beneden lopen is vaak net een brug te ver. En ja, dit mag je letterlijk nemen, aangezien we meerdere bruggen hebben in ons pand.

De telefoon en de mail zijn dan het meest gebruikte communicatiemiddel. Skype is ook geïmplementeerd, maar niet iedereen zit erop te wachten om levensgroot in beeld te worden gebracht. Hier kan ik mij overigens goed in vinden, liever iemand echt spreken met een bak koffie dan via een slechte camera onder een TL-lamp je verhaal proberen over te brengen. Wie luistert er dan nog naar je verhaal? Maar goed, het blijkt dat collega’s graag bij elkaar zitten. Fysiek. Voor mij geldt hetzelfde, ook al heb ik een vrij solistische functie binnen de afdeling. Het is prettig om collega’s even persoonlijk te kunnen spreken, een handtekening te kunnen vragen -voor officiële stukken, helaas geen beroemdheden hier werkzaam- of om juist het teamgevoel te krijgen of te behouden. Ik voel mij toch een beetje een vreemde eend in de bijt op een andere etage, ook al staan de deuren er wijd open. Mensen zijn gewoontedieren zullen we dan maar zeggen… en vooruit, groepsdieren.

Even terugkomend op het vraagstuk, hoe vind ik mijn collega’s en zij mij? Een goed ingevulde agenda is goud waard. Aanwezig of afwezig noteren is al heel prettig, tenzij je graag op vrije dagen gebeld wilt worden (of erger; op vakantie!). Fysieke stukken die ik niet kan overhandigen door vergaderingen, thuiswerkmomenten of simpelweg onvindbare collega’s stop ik in de postvakken. Mijn bureau moet ik iedere dag weer vinden. Dit kan nadelig zijn, maar heeft ook zeker zijn voordelen. Ik kies een ruimte die voldoet aan mijn werkzaamheden die dag, maar heel eerlijk is het vaak ook zoeken waar plaats is en mijzelf een beetje aanpassen. Via het Skype chatprogramma kan ik snel contact leggen met mijn collega en als ik een afspraak heb met iemand van een andere etage is het een kwestie van duidelijk een locatie vermelden in het vergaderverzoek.

Eigenlijk is het allemaal niet zo spannend, uiteindelijk heb ik iedere werkdag nog een bureau en stoel kunnen vinden tussen mijn collega’s. Niemand is zoek geraakt in ons kantoorpand en ook ik ben nog steeds vindbaar. Het pand ziet er opgeruimd en fris uit, maar soms is het jammer dat die familiekiekjes niet meer op de hoek van het bureau staan. Lang leve het digitale bureaublad!